Assistente Administrativo – Campinas

Função: Assistente Administrativo

Número de vagas: 01 (uma)

Carga horária: 44 horas semanais

Salário mensal: a combinar

Vale Alimentação / Vale Refeição

Assistência Médica

Assistência Odontológica 

 

Local de trabalho: Campinas – SP.

 

RESPONSABILIDADES

Executar atividades ligadas ao atendimento de clientes, visitantes e apoio administrativo, incluindo aquisição de suprimentos e equipamentos, lançamento de notas fiscais, prestação de contas e cobertura de eventos sociais, baseando-se em normas e rotinas pré-estabelecidas, visando contribuir para o desenvolvimento normal das rotinas de trabalho.

 

DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

– Recepcionar clientes, fornecedores, visitantes e/ou funcionários (institutos e/ou Fundepag), procurando identificá-los, averiguando suas pretensões para prestar-lhes informações, receber recados ou encaminhá-los as pessoas ou setores procurados;

– Efetuar e/ou atender ligações telefônicas, transmitindo e/ou recebendo informações, fazendo as anotações e controles necessários, a fim de manter o perfeito funcionamento do setor;

– Acessar a caixa postal telefônica, bem como os e-mails enviados para sua caixa postal, a fim de tomar ciência dos assuntos e enviá-los às pessoas envolvidas;

– Receber, separar e distribuir documentos para as áreas e/ou destinatários;

– Receber malotes, separando e distribuindo os documentos às áreas endereçadas, bem como enviá-los, via correio, para serem entregues aos locais determinados;

– Realizar o rateio de custos com serviços de logística (correio, motoboy e cartório) e demais serviços correlatos acionados pela Recepção, além da emissão de Solicitação de pagamento à fornecedor – SPF eletrônica;

– Efetuar a compra de suprimentos (materiais de escritório, higiene e limpeza, alimentos e equipamentos), negociando com os fornecedores preços, qualidade, entrega e prazos de pagamento, a fim de suprir as necessidades da Fundepag;

– Efetuar, em caráter eventual, a compra de passagens aéreas solicitadas por colaboradores da Fundação e projetos correlatos;

– Manter contatos com os responsáveis pela concretização do contrato, esclarecendo eventuais dúvidas, bem como reagendamento de novos prazos para pagamento, caso necessário;

– Efetuar a liberação de cobranças de contratos que envolvam a entrega de relatórios técnicos;

– Efetivar prestação de contas das compras realizadas através de controles previamente estabelecidos;

– Auxiliar no planejamento, organização e comunicação das atividades sociais da Fundação, garantindo a concretização dos eventos pré-estabelecidos;

– Auxiliar na distribuição e organização de documentos, brindes e correspondências para as diferentes localidades onde há projetos em andamento e providenciar o envio via malote, Correio ou Sedex.

 

QUALIFICAÇÕES PROFISSIONAIS

– Formação Mínima: Cursando superior em Administração e áreas correlatas;

 

– Conhecimentos básico em Excel

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