Assistente de Diretoria

A MAGNA EXECUTIVE SEARCH, em parceria com empresa multinacional de grande porte, seleciona para a cidade de Campinas, SP:

ASSISTENTE DE DIRETORIA

Pré requisitos:

– Superior completo em Administração, Secretariado ou áreas afins;

– Inglês Avançado (mandatório) e Espanhol Intermediário (desejável);

– Residir na RMC – Região Metropolitana de Campinas;

– É mandatório ter vivência prévia na atividade de secretariado junto a Diretoria/ ou Presidência.

Principais responsabilidades:

– Organizar a agenda de visitas e roteiro de viagens no Brasil e exterior para a diretoria, verificando o melhor custo e benefício para a viagem;

– Organizar e conferir o relatório de viagens dos diretores, cumprindo a política da empresa;

– Prestar suporte a gerência da área nas aprovações de viagens e outras atividades necessárias;

– Organizar e agendar teleconferências nacionais e internacionais, agilizando a comunicação entre os diretores e suas equipes;

– Auxiliar nos processos de vistos de viagem dos diretores atendidos;

– Conferir faturas de despesas de voos, hospedagens e locações de veículos controlando o pagamento através de planilhas de controle, certificando-se de que as tarifas escolhidas sejam honradas e não ocorram inconsistências;

– Fazer relatório de pagamento de todas as notas fiscais recebidas da agência de viagens, hotéis e outros fornecedores;

– Protocolar com os departamentos todos os envios de relatórios de viagens, faturas, entrega de receitas médicas, boletos ou notas fiscais de pagamentos correspondentes à diretoria, utilizando sempre o formulário padrão da empresa;

– Fazer relatórios específicos solicitados pelos diretores e gerente da área;                                   

– Realizar inscrições dos diretores em palestras, cursos e simpósios, quando necessário;

– Revisar o relatório de inconsistência e enviar aos viajantes, com instruções da política de viagens em vigor;

– Controlar os créditos e reembolsos dos diretores atendidos, através da planilha de controle de créditos e reembolsos e cobrar a agência o retorno dos reembolsos;

– Utilizar o sistema de gestão de viagens para todas as reservas, solicitando-as e aprovando-as através dele, conforme política de viagens;

– Protocolar com os departamentos todos os envios de relatórios de viagens, faturas, boletos ou notas fiscais de pagamentos correspondentes à diretoria, utilizando sempre o formulário padrão da empresa;

– Verificar a melhor opção de reaproveitamento das reservas efetuadas, em caso de cancelamento de viagem, procedendo com o pedido de reembolso e controlando possíveis créditos;

– Negociar cortesias em caso de no show nas reservas de hospedagens da diretoria;

– Receber as correspondências dos diretores, selecioná-las e encaminhá-las quando necessário;

– Realizar traduções de e-mails, cartas e/ou apresentações dando suporte à área quando for solicitado;

– Elaborar relatório mensal para a Gerente da área, sobre o fluxo de atividades das assistentes, por meio das ordens de serviço de voos, hotéis, locações de veículos e seguros viagens;

– Verificar, mensalmente, se a planilha de controle de viagens estão preenchidas de forma correta e completa;

– Controlar e avisar às assistentes sobre a utilização e vencimento dos créditos pendentes;

– Elaborar e enviar e-mails, apresentações e cartas quando solicitado pelos diretores;

– Auxiliar a área de marketing na execução de eventos relacionados a vendas quando necessário;

– Auxiliar a gerente da área durante ausências, liberando as faturas, despesas de viagens correspondentes, sempre consultando a diretoria antes de qualquer decisão;

– Executar outras atividades correlatas.

Conhecimentos:

– Excelente redação;

– Pacote Office;

– Gerenciador de e-mails;

– Equipamentos de vídeo e áudio conferência.

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